7 raisons pour lesquelles vous devriez effacer vos e-mails

1. Vitesse de recherche humaine

C’est la même idée générale que ci-dessus mais cette fois-ci appliquée au wetware. J’ai toujours été très doué pour l’utilisation de dossiers pour organiser les e-mails relatifs à un projet ou un client particulier. Cependant, qui parmi nous n’admettra pas qu’il est plus facile de parcourir visuellement une liste de 20 e-mails que de 200. Même si vous utilisez un système de filtrage pour réduire la quantité de résultats, il est tout simplement plus facile de trouver ce que vous cherchez dans une liste plus courte.

2. Vitesse de recherche de l’ordinateur

Nous savons tous que les serveurs de courrier électronique (et les serveurs en général) sont de plus en plus robustes. Mais quelle que soit la « magie » de votre matériel ou de vos logiciels, il vous faudra moins d’efforts pour passer au crible un ensemble de données de 1 000 enregistrements qu’un autre de 100 000. Ainsi, quel que soit votre fournisseur de messagerie ou votre programme de messagerie local, le fait d’avoir moins est plus intéressant en termes de recherche.

3. Certains (et même beaucoup) n’ont aucune valeur dans le temps

Je ne vais pas citer de noms mais récemment, j’aidais un ami à résoudre un problème d’Outlook et j’ai remarqué qu’ils avaient un dossier entier consacré à une personne qui n’était même pas dans leur entreprise depuis plus de 4 ans. Pire encore, la majeure partie du courrier électronique contenu dans ce dossier contenait des messages dénués de sens comme « Je vais déjeuner à 13 heures ». Ou encore « Oui, je pense que je peux faire ça pour mardi ». Tout ce que fait ce fouillis… c’est ajouter du désordre.

4. Un contenu vraiment précieux devrait exister dans un document de projet plus formel

Si le courriel contient des informations clés sur un client ou un projet, il devrait VRAIMENT exister dans un document plus formel qu’un courriel. Je le dis tout de suite… considérer votre compte de courrier électronique comme votre « bibliothèque de tout ce que j’ai besoin de savoir » est une habitude TERRIBLE. Le fait d’avoir des informations dans un journal ou un dossier de projet les rend plus centralisées et organisées. Sans parler du fait que les gens vont et viennent dans une entreprise (ce qui est naturel), tout comme leurs comptes de courrier électronique.

5. Performance du système local

Au-delà de la vitesse de recherche, plus votre programme de messagerie local a d’e-mails en mémoire, moins vous en avez pour le reste de votre système d’exploitation. Il faudra également plus de temps pour que votre programme de courrier électronique démarre initialement et la synchronisation avec le serveur sera plus complexe.

De plus, même si l’espace disque est moins cher que jamais, le fait de disposer d’énormes quantités de courrier électronique local rendra vos sauvegardes plus longues et finira par atteindre des tailles inacceptables. Encore une fois, pas de noms, mais j’ai vu une boîte aux lettres locale atteindre plus de 20 Go ! Si vous étiez sur un nouveau disque dur à semi-conducteurs, ce serait un grand gaspillage d’espace.

De plus, ayant porté le chapeau du support informatique, il est beaucoup plus facile de migrer quelqu’un vers une nouvelle machine qui a 10 000 e-mails que 100 000. La synchronisation est tout simplement plus rapide.

6. Un vieux courriel ne sauvera pas toujours la situation

L’idée que vous pouvez faire appel à tous les anciens e-mails que vous avez envoyés ou reçus pour « sauver la mise » n’est pas réaliste. Avec autant de clients et de communications, les chances que vous vous souveniez de tous les courriels que vous avez reçus sont très faibles. Et même si vous vous rappelez de qui il provient ou si vous avez une idée approximative de son contenu, bonne chance. Cela peut marcher quelques mois plus tard… mais au fil du temps, vous avez de moins en moins de chances de trouver ce que vous cherchez et vous finirez par perdre un temps précieux.

7. Parce que vous ne garderiez pas tout ce courrier dans la « vraie vie »

C’est un peu différent du reste, mais imaginez que vous sauviez tout le courrier physique que vous avez reçu ! Cela semble ridicule, n’est-ce pas ? Cela prendrait trop de place et, dans la plupart des cas, n’offrirait que peu ou pas de valeur (à moins que vous ne vouliez allumer des feux de camp tous les soirs ou autre chose). Eh bien, devinez quoi… C’EST VRAI DE TROP D’EMAIL.