Préparer et anticiper un événement et son animation

Vous organisez un événement. Vous planifiez depuis des semaines, et tout est en place… sauf la liste des invités. C’est aussi votre responsabilité de veiller à ce que les gens participent à l’événement. Il existe une variété de stratégies que vous pouvez utiliser pour diffuser la nouvelle, selon l’occasion.

Pour déterminer vos meilleures possibilités de promotion de l’événement, vous devrez vous fixer un public et des objectifs. Posez les questions suivantes :

Qui souhaitez-vous inviter à cet événement ? S’agit-il d’une conférence destinée aux experts d’un domaine spécifique ? S’agit-il d’un événement communautaire ?

S’agit-il d’un événement auquel le grand public peut assister ? Est-il nécessaire de s’inscrire à l’avance ? La participation est-elle payante ?

Quels sont vos objectifs en organisant cet événement ? Faire un profit ? L’instruire ?

Vos réponses à ces questions peuvent influencer les techniques de promotion que vous employez. Imaginons que vous organisiez une collecte de fonds au profit d’une association communautaire locale.

Vous souhaiterez peut-être faire un prospectus à distribuer dans le quartier et aux listes de diffusion locales. En revanche, si vous organisez une conférence professionnelle, la distribution de prospectus n’est peut-être pas la meilleure solution.

Concentrez-vous plutôt sur la création d’un site Web accrocheur, sur la mise en place d’une campagne d’e-mailing ou sur la publicité payante.

Voici quelques stratégies pour faire passer le mot et encourager les gens à venir, quels que soient la taille, le public ou l’objectif de votre événement.

Les médias sociaux sont essentiels

Créez un événement sur Facebook pour que les gens puissent y répondre et susciter l’enthousiasme. Twitter et LinkedIn sont également des outils de communication efficaces.

Vous disposez d’une liste de personnes susceptibles d’être intéressées par l’événement ?

Envoyez des e-mails avec un compte à rebours avant l’événement, en dirigeant les personnes vers la page d’inscription.

La préinscription est-elle obligatoire pour votre événement ?

Assurez-vous que votre système d’inscription est en place et fonctionne avant de créer un site Web. Incluez tous les faits pertinents ainsi que les arguments de vente importants (ce que le participant en retirera).

Conseil supplémentaire : de meilleurs résultats SEO indiquent une meilleure possibilité d’être découvert par les moteurs de recherche.

Vous envisagez de vous implanter localement ?

Placez des prospectus accrocheurs et informatifs dans toute la région. Pour faire de la promotion croisée, concentrez-vous sur la formation de partenariats communautaires (traiteurs, commerçants et lieux de réunion).

Un événement professionnel de grande envergure ?

Pour faire connaître votre événement aux bonnes personnes, pensez à payer pour de la publicité sur les médias sociaux ou par le biais des moteurs de recherche.

Campagnes multimédias

L’utilisation de graphiques et de contenus vidéo pour rendre votre événement mémorable peut être très utile.

Une agence spécialisée en événementiel et en animation peut vous aider à réaliser ce dernier point.

Une vidéo créative peut améliorer considérablement la publicité de votre événement et peut être utilisée de diverses manières. Par exemple, vous pouvez accroître la sensibilisation et la participation en publiant une vidéo sur la page d’événement Facebook de votre collecte de fonds qui illustre comment votre contribution fait la différence.

Vous pouvez également inclure une vidéo dans un e-mail adressé à votre liste de professionnels soigneusement sélectionnés, ce qui augmentera le nombre de clics et générera du buzz.

La vidéo est un support très adaptable, et une bonne vidéo de promotion de votre événement peut être utilisée de diverses manières.

Associée aux stratégies énumérées ci-dessus, la vidéo peut contribuer à faire connaître votre événement et à remplir les sièges avec des personnes intéressées et engagées.

Si vous préparez un événement et souhaitez trouver des moyens uniques de le promouvoir, la vidéo est une excellente option.