Par fouineteau

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Comment une permanence téléphonique peut augmenter les bénéfices de votre entreprise

La mise en place d’une permanence téléphonique est une solution stratégique pour optimiser la gestion du secrétariat de l’entreprise. Il s’agit d’un service d’externalisation qui offre des avantages variés.

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?

La permanence téléphonique est un dispositif qui se charge de gérer l’accueil téléphonique et répond aux appels entrants. L’objectif est de fournir des informations précises et adaptées aux besoins du secteur professionnel à chaque appelant. Cela permet notamment de répondre aux questions et aux demandes reçues par téléphone.

  • Elle se charge de renseigner les personnes appelantes sur l’entreprise et les produits ou services proposés.
  • Elle identifie la raison d’appel.
  • Elle prend ou transfère des messages selon leur importance.
  • Elle gère les agendas professionnels pour les prises de rendez-vous et l’organisation des séminaires et réunions.

Les avantages d’une permanence téléphonique

L’utilisation d’une permanence téléphonique offre un certain nombre d’avantages non négligeables.

  • Une réception téléphonique qualitative et quantitative. La permanence téléphonique assure un accueil personnalisé, ce qui est bien plus efficace que le décrochage aléatoire d’un standard automatique.
  • Une présence humaine disponible. Une permanence téléphonique peut être externalisée. Cela permet de disposer d’une présence humaine à l’autre bout du fil à tout moment, même en cas d’absence ponctuelle.
  • Un service de secrétariat à moindre coût. La mise en place d’une permanence téléphonique est beaucoup plus accessible que l'embauche d’un secrétaire interne, ce qui permet à l’entreprise de diminuer ses coûts.
  • Une meilleure relation avec la clientèle. La présence permanente au standard permet à l’entreprise de créer une relation de confiance avec sa clientèle et de se différencier des concurrents.

La permanence téléphonique : une solution sur mesure

La permanence téléphonique offre des solutions sur mesure pour répondre aux attentes de chaque entreprise. C’est un service personnalisable selon les consignes précises, pour assurer une gestion optimale du secrétariat téléphonique de l’entreprise.

  • Elle peut être intégrée dans l’organigramme interne et former une équipe dédiée, ou externalisée et gérée par des prestataires spécialisés.
  • Elle peut être disponible à chaque instant ou à des moments bien précis.
  • Elle peut comporter des services supplémentaires tels que la prise de rendez-vous, la prise en charge des commandes et la gestion des réclamations.

La permanence téléphonique peut ainsi s’adapter à tous les contextes et à toutes les tailles d’entreprise, pour offrir un service sur mesure et garantir un accueil personnalisé de qualité à chaque appelant.

Permanence Téléphonique Entreprise Bénéfices Et Avantages

Les outils pour une permanence téléphonique réussie

Une fois le service de permanence téléphonique mis en place, il est important de disposer des outils nécessaires pour garantir son efficacité. La mise en place d’une infrastructure adaptée et fiable est donc primordiale.

  • Un standard téléphonique. Il s’agit d’une ligne téléphonique dédiée qui reçoit les appels entrants et qui permet de gérer les flux d’appels. Il est possible de choisir un standard classique ou un système téléphonique unifié, qui offre des fonctionnalités supplémentaires.
  • Un logiciel de gestion. Un logiciel informatique peut être utilisé pour gérer le standard et le secrétariat, permettant ainsi de disposer d’un tableau de bord pour surveiller le flux des appels entrants et sortants et de bénéficier d’un suivi opérationnel.

Les outils technologiques permettent également de faciliter la communication entre l’entreprise et ses clients. De nombreuses solutions existent pour améliorer la prise en charge des demandes et la satisfaction des clients, par exemple :

  • Des chatbots. Les chatbots sont des systèmes informatiques programmés pour répondre aux questions posées par les clients. Ils peuvent être intégrés sur le site Web de l’entreprise ou sur une application mobile.
  • Une messagerie instantanée. Les clients peuvent envoyer des messages à l’entreprise pour obtenir des informations ou demander un service. La messagerie instantanée offre une réponse plus rapide que le mail ou le téléphone.

Les outils technologiques peuvent donc être utilisés conjointement à la permanence téléphonique pour offrir une expérience client optimale et développer la relation entre l’entreprise et ses clients.

Conclusion

La permanence téléphonique est une technique incontournable pour optimiser la gestion du secrétariat et l’accueil téléphonique. Elle permet de bénéficier d’un service personnalisable, avec une présence humaine disponible, à moindre coût.

La mise en place d’une infrastructure adaptée et d’outils technologiques complète cette solution pour obtenir une meilleure relation avec la clientèle et booster les performances de l’entreprise.